Au sein d’une entreprise, vous publiez divers documents tous les jours dans le cadre de la réalisation de vos activités. Au nombre de ceux-ci, il y en a que vous devez impérativement conserver dans un lieu sûr. À cet effet, il existe plusieurs techniques que vous pouvez exploiter, dont l’archivage numérique. Quelle est son utilité ? Découvrez dans cet article quelques avantages de la sauvegarde électronique de vos documents.
Pourquoi opter pour l’archivage des documents ?
Les entreprises ont pour habitude de traiter un nombre incalculable d’informations au quotidien. Pour conserver une trace de toutes leurs opérations et transactions, elles doivent nécessairement se tourner vers l’archivage des documents. Voici quelques raisons qui expliquent pourquoi le faire.
Les raisons juridiques
En France, la loi contraint toutes les entreprises et les organismes publics à garder des traces de leurs réalisations pendant une certaine durée. Le délai de conservation diverge en fonction du type de document, et il peut donc s’étendre à plus de 100 ans. Grâce à la sauvegarde des fichiers importants, les établissements et les pouvoirs publics peuvent être protégés en cas de contentieux.
Cela leur permet également de justifier leur activité en cas de contrôle fiscal par exemple. Avec l’archivage, les entreprises peuvent aisément se conformer aux exigences en matière de conservation et de tri. Toutefois, pour avoir une réelle valeur, il est impératif de prouver l’authenticité et la véracité des archives.
Les raisons sécuritaires
L’archivage est destiné à assurer la conservation des documents et surtout ceux qui sont importants ou ceux qui contiennent des données très confidentielles. C’est pour cette raison qu’il est indispensable de sécuriser les lieux de sauvegarde des informations sensibles. Qu’il s’agisse d’un espace de stockage physique ou numérique, il est primordial de garantir la protection de vos éléments contre les intrusions et les sinistres.
Si vous optez pour une solution d’archivage électronique, vous devez vous assurer qu’elle répond à tous les critères de sécurité, à savoir : le pare-feu, les mots de passe, la traçabilité.
Les raisons financières
La troisième raison pour laquelle il est primordial de réaliser l’archivage de vos documents, ce sont les facteurs financiers. En ne respectant pas les lois et législations en vigueur, vous risquez de payer des pénalités et d’écoper de quelques sanctions. De plus, la perte d’informations importantes peut agir sur les finances de votre entreprise. Pour ce faire, vous devez vous assurer de bien réaliser la conservation.
Les raisons technologiques
En dehors des raisons précédemment citées, l’avancée de la technologie est également un facteur qui doit vous pousser à réaliser l’archivage de vos documents. En effet, avec les nouvelles inventions, vous serez en mesure de conserver vos données importantes sur des supports sécurisés.
Les raisons historiques
Il existe aussi des archives qui ne sont pas conservées pour la vérification de l’activité d’une entreprise. C’est le cas par exemple des éléments possédant une valeur patrimoniale. Ce que vous ignorez, c’est qu’en les sauvegardant, ils pourront être mis en avant lors des expositions dans les musées. En outre, les chercheurs, les scientifiques, les biographes et les historiens pourront s’en servir à diverses fins.
L’archivage numérique : qu’est-ce que c’est ?
En réalité, il existe deux principaux types d’archivages. En premier, il y a l’option physique qui consiste à conserver les documents sous format papier. Généralement, les entreprises sauvegardent leurs fichiers dans des salles conçues spécialement à cet effet. Cependant, les informations sensibles ne sont pas toujours protégées. C’est là qu’intervient l’archivage numérique ou électronique.
Il est adéquat pour garder et stocker des documents sur le cloud. Son principal objectif est de diminuer l’utilisation du papier et des stocks d’archives. Cette solution est idéale, car sans exploitation d’informations imprimées sur papier, il y a moins de risques que vos documents soient volés, détruits ou détériorés. Il existe quelques éléments caractéristiques d’un support d’archivage numérique. Au nombre de ceux-ci, on note :
- les possibilités de scanner des fichiers papier et leur importation ;
- l’organisation des fichiers électroniques ;
- le contrôle de la période de conservation et de présentation des documents ;
- et la gestion de vos données.
Dans votre entreprise, vous pouvez recourir aux solutions d’archivage numérique pour garder vos informations confidentielles en sécurité.
Le coffre-fort numérique pour une meilleure conservation de vos documents
Si vous souhaitez conserver efficacement vos documents importants, un coffre fort numérique communicant norme NF Z 42-020 est une solution pour laquelle vous pouvez opter.
Quelle est l’utilité d’un coffre-fort numérique ?
Le coffre-fort numérique est un espace électronique qui sert à sauvegarder vos documents de manière durable et sécurisée. Avec cette solution, vous pouvez établir un mode d’archivage intelligent qui vous sera très utile en cas de contestation ou de contrôle administratif. En l’exploitant, vous pourrez également préserver la confidentialité de vos données et de vos échanges.
Comment fonctionne un coffre-fort électronique ?
Le processus de fonctionnement du coffre-fort électronique se décline en deux principales étapes. Tout d’abord, lorsque les documents sont déposés, un scellement numérique est réalisé. Il a pour but de garantir l’intégrité des informations. Cette opération se déroule en trois phases à savoir :
- l’établissement de la signature électronique pour l’authentification ;
- la certification de la date de dépôt du document ;
- et le calcul de l’empreinte numérique.
Après le scellement numérique, l’ensemble des fichiers sont sauvegardés dans le coffre-fort électronique. Vous pourrez selon vos besoins, réaliser des vérifications, gérer les utilisateurs et même les actions. L’accès aux données stockées sera relativement simple. Il vous suffira de vous rendre sur un smartphone, une tablette ou sur un ordinateur afin de renseigner le login et le mot de passe.
Quelles sont les différentes conditions dans lesquelles utiliser le coffre-fort électronique ?
Il existe plusieurs cas de figure qui vous pousseront à recourir au coffre-fort électronique. Primo, vous pouvez vous en servir pour conserver les bulletins de paie au sein de votre entreprise. En effet, un espace individuel peut être créé à chaque collaborateur de votre structure. Ainsi, chacun des employés pourra archiver ses documents sous forme électronique. Cela évitera de stocker des formats papier trop encombrants.
Secundo, vous pouvez utiliser le coffre-fort pour dématérialiser les factures émises par votre entreprise, car souvent, vous conservez des exemplaires pour vous protéger en cas de contentieux. Toutefois, il faudra que les pièces soient signées de manière numérique sans quoi, il faudra constituer une piste d’audit fiable.
Tertio, le coffre-fort électronique vous permet de remplacer les documents sous forme papier par les versions digitales.
Les avantages de l’archivage numérique
De nombreuses entreprises se tournent désormais vers l’archivage numérique. Cela est principalement dû à tous les avantages qu’il offre.
L’archivage numérique comme vecteur de communication
L’archivage numérique n’a pas pour seule vocation de permettre le stockage des fichiers sur le long terme. Il est également destiné à faciliter les problèmes auxquels les structures sont souvent confrontées. Au nombre de ceux-ci, on note :
- l’établissement de documents qui font office de preuve ;
- la sauvegarde de la pérennité de l’entreprise ;
- et le respect des obligations légales.
En mettant donc en place un système d’archivage numérique, vous devez vous assurer que votre solution est efficace et fiable. Ainsi, vous pourrez facilement atteindre vos objectifs.
L’archivage numérique pour répondre aux besoins de l’entreprise
Le cadre légal de la conservation des documents se développe de plus en plus. Aujourd’hui, il est possible de conférer à un fichier écrit la même valeur qu’au format électronique. Cependant, quelques paramètres devront être respectés. En plus de l’identification de la personne dont émane le document, ce dernier devra être gardé dans des conditions qui pourront en garantir l’intégrité.
C’est pour cette raison que l’archivage numérique varie selon les besoins des établissements. Les facteurs à la base de cette différence sont : le type de document conservé, la nature de la structure et le secteur d’activité.
L’archivage numérique pour simplifier l’accès à vos archives
Toutes les entreprises sont tenues de conserver de nombreux documents tels que les factures, les bulletins de paie des employés et les contrats des salariés. La majorité du temps, ces différentes pièces importantes ne sont pas sauvegardées dans les mêmes services. Par conséquent, y avoir accès peut s’avérer compliqué.
C’est là l’utilité de l’archivage numérique. Grâce au système de stockage, d’organisation et d’indexation des documents, vous serez en mesure de sélectionner les éléments dont vous avez besoin.
L’archivage numérique pour stocker et détruire les documents
Pour ce qui est du délai de sauvegarde des documents de votre entreprise, vous devez savoir que l’archivage numérique utilise les mêmes pratiques que l’archivage classique. Toutefois, vous devez prendre en considération un aspect important. Lorsque le temps de conservation légal est dépassé, la destruction définitive des données électroniques est plus compliquée que leur suppression.
Ainsi, pour s’assurer du caractère définitif et irréversible de la destruction des informations, faites appel à un professionnel. Ce dernier encadrera et contrôlera l’opération. En outre, il mettra son savoir-faire à votre disposition afin que les normes en vigueur soient respectées et que le processus soit maitrisé. Cela servira à réduire les risques de destruction involontaire.
Somme toute, l’archivage numérique est le meilleur moyen de conserver les documents très importants de votre structure. Vous devez donc penser à vous procurer les outils et les supports qui vous permettront de garantir la sécurité et la pérennité de votre entreprise.
