Les documents représentent le support d’information principal au cœur de nombreux processus d’une entreprise. La majorité des interactions avec les clients et les fournisseurs s’effectue au moyen de documents transactionnels tels que bons de commande envoyés, bons de commande reçus, factures envoyées, factures reçues, bons de livraison, courriers, etc. En pleine transformation numérique, de nombreuses entreprises mettent en place des outils de gestion électroniques des documents leur permettant de réaliser des gains de productivité et une meilleure conduite de leur administration générale.
Comment fonctionne la gestion électronique des documents (GED) ?
La gestion électronique des documents constitue un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques. Un système de GED assure donc la gestion de l’ensemble du cycle de vie de la documentation au sein d’une organisation : depuis sa création à son archivage, en passant par son stockage ou son partage par exemple. Ces outils de gestion électronique des documents concernent autant les grandes entreprises que les PME qui ont aussi tout intérêt à tirer profit des bénéfices apportés par ces solutions. Le processus comprend plusieurs étapes :
- La numérisation des documents (quand ceux-ci ne sont pas initialement numériques)
L’opération de numérisation consiste à scanner un document papier puis à utiliser un traitement de reconnaissance de texte pour le convertir en document numérique grâce à un logiciel OCR (reconnaissance optique de caractères).
- Le traitement des documents
Cette étape est dédiée à la classification, au référencement et à l’indexation. Il s’agit de faire une description du document (type de fichier, date de création, responsable de la création) et de son contenu (recherche en texte intégral) afin de faciliter son exploitation.
- Le stockage des données
Le stockage des données doit être conforme au volume des documents et doit permettre un temps d’accès rapide. Des copies de sauvegarde sont indispensables, car il existe toujours des risques d’accident, comme les incendies ou les pannes de matériel.
- Les fonctionnalités de diffusion
Elles assurent une bonne valorisation des données et garantissent leur utilité. En effet, il faut garder à l’esprit que la finalité de la gestion électronique des documents est d’apporter une réelle ergonomie en termes de rapidité et de facilité d’accès à une information crédible. Certains documents peuvent être indiqués comme modifiables et d’autres doivent forcément ne pas l’être. Il est donc essentiel de bien établir en amont la structure documentaire, l’accès en lecture ou en écriture des informations, les critères associés aux documents pour leur catégorisation ou encore les droits d’accès aux informations pour se munir d’un outil de GED sur mesure et vraiment efficient au quotidien. Les particularités de chaque métier doivent être prises en compte pour qu’un cadre adapté puisse être mis en place.
- L’archivage
L’archivage tient compte particulièrement des documents qui doivent être légalement conservés, mais qui ne servent pas dans les opérations quotidiennes.
La GED permet l’harmonisation des processus dans l’entreprise, l’agrégation des informations, l’optimisation de la collaboration entre les services tout en favorisant l’accès à l’information aux collaborateurs. Cela implique surtout les archives courantes, c’est-à-dire les documents d’utilisation quotidienne ou régulière, qui doivent pouvoir circuler, être transformés ou même supprimés au besoin.
Quels sont les impacts de la gestion électronique des documents dans l’entreprise ?
La GED génère de nombreux bénéfices pour une entreprise :
- Promptitude dans l’accès et le traitement des documents : l’information est stockée et ordonnée instantanément, tous les dossiers et documents sont consultables d’un simple clic ;
- Simplification des coûts : la gestion électronique des documents permet d’effectuer des gains de productivité (réactivité, rapidité d’accès à l’information, gain de place) et des économies substantielles (impressions et coûts associés, 80 % de gain de temps.) ;
- Une démarche structurante pour les dossiers et les processus : l’information contenue dans la GED représente une base de classement courante, elle simplifie la circulation des flux d’information dans l’entreprise et avec l’extérieur ;
- Excellente solution pour les règles et normes de classement : la GED fournit une solution personnalisée et adaptée à chaque type de métier et d’organisation ;
- Respect de la politique de sécurité : l’accès aux données est sécurisé et cette solution s’adapte aux différents profils utilisateurs.
Quels sont les enjeux de la gestion électronique des documents ?
La mise en place d’une GED par une entreprise inclut des coûts financiers. Pour bénéficier d’un retour sur investissement, l’entreprise ne doit pas se satisfaire de la simple utilisation du logiciel. Ce qui constitue le succès de cet outil, c’est la méthodologie appliquée. Pour que la gestion électronique des documents soit efficace et pérenne, la société doit consacrer un budget pour la formation et l’accompagnement de ses collaborateurs lors de sa mise en place. Une GED bien exécutée peut optimiser la rentabilité de 3 à 5 % du chiffre d’affaires de l’entreprise. La hiérarchisation des données devient de plus en plus complexe à cause du progrès des contenus multimédias (vidéos, sons, etc.) et de la diversité des sources de données. Pour cela, les entreprises doivent prendre en compte l’augmentation des données issues d’applications web, de nouvelles formes d’applications, des systèmes de messagerie électronique, des catalogues électroniques pour personnaliser son GED. Depuis quelques années, la GED est disponible sur mobile pour faire face à l’accroissement du travail à distance.
Quels sont les avantages de la gestion électronique des documents pour l’industrie ?
La GED pour l’industrie comme pour d’autres domaines professionnels constitue un procédé efficace pour améliorer la productivité d’une entreprise. La GED consiste tout d’abord à dématérialiser les données et documents papier pour favoriser les échanges d’informations. La GED pour l’industrie permet aux entreprises d’être plus compétitives sur de nombreux points :
- Gain de temps sur la recherche de documents ;
- Réduction du temps de fabrication grâce à une validation produit plus rapide ;
- Efficacité environnementale avec la simplification du nombre d’impressions ;
- Amélioration de la sécurité et de la traçabilité.
