La préparation d’un évènement d’entreprise est une tâche extrêmement délicate. Au-delà des traditionnelles questions relatives aux invités et aux thématiques à aborder, l’une des principales préoccupations est liée au local. Considérant que la qualité de site d’un évènement est aussi importante que l’évènement lui-même, il est essentiel de le choisir avec le plus grand soin. Voici quelques conseils pour faire le bon choix.
Considérez le type d’évènement
Le principal élément à prendre en compte dans le choix d’un espace évènementiel paris est le type d’évènement. Il est de bon sens qu’une salle destinée à un bal ou à un mariage ne saurait accueillir une conférence, un congrès ou une table ronde. Prenez donc en compte la nature de votre évènement au moment de déterminer les caractéristiques de la salle dont vous avez besoin.
S’agit-il d’une exposition ? Privilégiez une grande salle facile à aménager. Est-ce une conférence ou un congrès ? Optez plutôt pour une salle avec estrade.
Ensuite, pensez au nombre d’invités que vous attendez. S’ils sont amenés à rester debout pendant tout l’évènement, prévoyez en moyenne 0,5 à 1 m² par personne, soit une salle de 125 à 250 m² pour 250 personnes. Attention, il serait intéressant d’envisager tout de même des places assises. En revanche, si les invités doivent être assis, il faudra prévoir entre 1,5 m² et 2 m² par personne.
Par ailleurs, après avoir choisi les caractéristiques de votre salle, pensez aux commodités. Idéalement, optez pour une salle qui dispose déjà de l’équipement nécessaire à l’organisation d’un évènement. Il s’agit notamment de tables, de chaises, de nappes, d’une cuisine et d’une estrade au besoin.
Tenez compte de la localisation de la salle
L’autre élément capital à prendre en compte est la localisation de la salle. À ce niveau, tenez compte de plusieurs paramètres. Vos invités sont-ils en région parisienne ? Viendront-ils d’Île-de-France ou d’autres villes de l’hexagone ?
Choisissez une salle en région parisienne si la plupart de vos invités sont de cet espace géographique. En revanche, s’ils viennent plus loin, privilégiez une salle dans la périphérie de Paris. Cela dit, mettez un point d’honneur à sélectionner des sites desservis par les transports en commun et qui possèdent un parking.
Plusieurs raisons expliquent ce choix. La principale est l’accessibilité. En semaine, le trafic dans Paris est extrêmement difficile. Vos invités risquent donc d’avoir de grandes difficultés à rejoindre le lieu de votre évènement. Cette difficulté est nettement moins importante lorsque la salle se trouve en périphérie où se situe à un endroit desservi par les transports en commun ou une autoroute.
Adaptez le budget
Le prix des locations à Paris est le plus élevé de France. Si cela s’applique aux maisons et appartements, c’est aussi le cas des espaces d’évènement. En plus des éléments évoqués plus haut, considérez votre budget. S’il s’agit d’une salle sans commodités (couvert et autres), prévoyez une marge afin de réaliser les dépenses obligatoires.
Astuce : Dans la périphérie de Paris, les salles sont un peu moins couteuses que celle située au cœur de la ville. Bien que la différence ne soit pas très grande, elle pourra devenir décisive lorsqu’elle se conjugue aux autres avantages de la périphérie évoquée plus haut.
