Pour remplir un recommandé, c’est très simple : vous n’avez que 6 champs à remplir ! 3 du côté du destinataire et 3 du côté de l’expéditeur. Le reste, c’est la Poste qui doit le remplir. Voyons maintenant tout ça en détail.
Les champs destinataires
Il est important de préciser que le remplissage doit se faire avec un stylo à bille de couleur bleu ou noir. Il faut dans tous les cas éviter d’utiliser un stylo-feutre, qui n’est pas du tout adapté à la circonstance.
La partie destinataire est censée accueillir les coordonnées de celui qui doit recevoir le courrier. Dans les champs destinataires, vous devez renseigner notamment :
- L’identité ou raison sociale du destinataire ;
- L’adresse du destinataire ;
- Le code postal et la commune.
En pratique, il faudra aussi choisir tout en bas le niveau de garantie (valeur au dos). On distingue 3 niveaux de garantie : R1, R2 et R3 pour les envois en France et deux niveaux de garantie R1 et R2 pour les envois de courrier recommandé vers l’international. Ces différents niveaux de garantie correspondent au montant que la poste devra vous verser en cas de perte de votre courrier.
Important à savoir sur les niveaux de garantie
Le niveau R1 vous donne droit à un remboursement de 16 €, le niveau R2 vous donne droit à un remboursement de 153 € et pour le niveau R3 vous avez droit à un remboursement de 458 €. Cela dit, plus le taux de recommandation est élevé et plus les frais d’affranchissement seront élevés en conséquence.
Notons enfin que le niveau de garantie n’a aucun impact sur la rapidité d’acheminement de votre courrier ni sur sa valeur juridique. Le seul avantage qu’il vous confère est l’indemnisation au niveau de la poste en cas de problème dans l’acheminement de votre pli. Il faut donc choisir le niveau de garantie qui convient en fonction de la valeur de votre courrier ou de votre colis.
Les champs expéditeurs
Dans les champs expéditeurs, vous devez entre autres renseigner les informations suivantes :
- L’identité ou raison sociale de l’expéditeur ;
- Le numéro et le libellé de la voie ;
- Le code postal et la commune.
Lorsque vous remplissez les champs expéditeurs en particulier, il est recommandé non seulement d’utiliser uniquement un stylo à bille, mais surtout d’appuyer fortement afin que l’encre traverse le papier.
Les champs que la poste doit remplir
Les champs que la poste doit remplir sont situés juste en dessous des coordonnées du destinataire. Ils comprennent notamment les mentions :
- Présenté/Avisé le ;
- Distribué le ;
- La date et les frais d’affranchissement.
La lettre recommandée sera livrée en main propre à son destinataire, dans un délai d’un à deux jours pour un envoi en France. Celui-ci signe la preuve de distribution qui atteste que le courrier a été bien reçu.
Si l’expéditeur a souscrit à un avis de réception, le document signé par le destinataire lui sera envoyé par la poste.
Que faire après avoir rempli le recommandé ?
Contrairement à ce qui se fait couramment, il n’est pas conseillé de coller le recommandé sur l’enveloppe avant d’arriver dans un bureau de poste. Il faut plutôt se rendre dans le bureau avec l’enveloppe et le recommandé séparément. On ne colle la liasse qu’après la pesée pour l’affranchissement.
À l’occasion, il faudra écrire l’adresse du destinataire au dos de l’enveloppe et coller le code-barre juste à côté. Le bordereau jaune est par contre à coller sur la face où l’enveloppe est scellée.
Une fois que vous avez payé pour affranchir votre pli, vous pouvez être rassuré qu’il sera délivré au destinataire dans la grande majorité des cas. Les risques de non-acheminement ou de perte de courrier recommandé sont assez minimes, surtout si le recommandé a été bien rempli. Dans tous les cas vous serez indemnisé par la poste selon le niveau de garantie choisi si cela se produisait.
Par ailleurs, lorsque vous envoyez un courrier en recommandé, la poste vous remet une preuve de dépôt mentionnant la date à laquelle la lettre a été envoyée. C’est une preuve juridique qu’on peut utiliser à toutes les fins de droit.
Que se passe-t-il quand le destinataire n’est pas présent ?
Si pour une raison ou une autre le destinataire n’est pas présent au moment du passage du facteur, celui-ci lui laisse un avis de passage dans sa boîte aux lettres. À partir de cette notification, le destinataire dispose d’un délai de 15 jours pour se présenter au bureau de poste pour récupérer son courrier recommandé.
La lettre recommandée en ligne : vous y avez pensé ?
Il s’agit d’un envoi électronique 100 % dématérialisé, qui a les mêmes effets que la lettre recommandée sous format papier. Ce mode d’envoi présente des avantages certains par rapport à la méthode classique.
Avantages lettre recommandée en ligne
En effet, il vous est possible de faire acheminer grâce à la lettre recommandée électronique, des courriers recommandés jusqu’à 100 destinataires, et ce 24/24h et 7/7jours. Sans vous déplacer et depuis votre ordinateur ou votre mobile, vous pouvez remplir toutes les formalités requises et envoyer dès que vous le souhaitez votre lettre recommandée électronique.
Vous pouvez même selon votre prestataire programmer un envoi 90 jours à l’avance. En outre, l’envoi se fait à un tarif unique de 2,99 €, quels que soient la taille et le volume des pièces jointes attachées à votre recommandé.
À cela s’ajoute le délai d’acheminement supprimé, vu que l’envoi est instantané. Aussi, vos preuves de dépôt et d’envoi vous sont instantanément transmises. Enfin, vos lettres recommandées envoyées par voie électronique sont conservées par votre prestataire, ainsi que tous les fichiers joints sur une durée d’un an au moins.
Vous avez donc toutes les bonnes raisons de vous faciliter la vie en optant pour un recommandé en ligne, dans une société de plus en plus marquée par le digital.
Comment procéder concrètement ?
Pour envoyer une lettre recommandée en ligne, il vous faut dans un premier temps choisir un prestataire qualifié, au sens du « règlement eIDAS ». Celui-ci dispose des services informatiques requis pour l’envoi d’une lettre recommandée électronique, ayant les mêmes avantages et la même valeur juridique que la lettre recommandée sous format papier.
Néanmoins, il faut au préalable avoir obtenu le consentement du destinataire, s’il est non —professionnel. Ce consentement doit être obtenu sur un support vous permettant d’en apporter la preuve au besoin.
Pour envoyer votre lettre recommandée en ligne, vous devrez prouver votre identité auprès du prestataire que vous avez choisi et vous authentifier auprès de lui. Cette vérification peut se faire une fois pour toutes si le prestataire fournit des moyens d’identification électronique. À défaut, elle sera faite à chaque envoi.
Le prestataire vous aide également à rédiger votre recommandé et à l’envoyer en seulement quelques clics depuis votre mobile ou votre ordinateur, de quoi vous faciliter la vie.
En somme, il est bien courant de remplir un recommandé et de l’affranchir dans un bureau de poste. Néanmoins, il serait dommage de se priver des facilités que le progrès technologique met à notre disposition pour optimiser notre confort.
Le recommandé en ligne peut réellement vous simplifier la vie et présente en plus les mêmes avantages qu’une lettre recommandée faite dans un bureau de poste. Il ne vous reste plus qu’à choisir votre prestataire et à essayer une lettre recommandée en ligne pour votre prochain envoi.
